نگارش موضوع قرارداد-تطبیق اساسنامه و گواهی صلاحیت

اولین ماده قراردادی که پس از انتخاب عنوان قرارداد و درج مشخصات طرفین نگارش می شود ماده موضوع قرارداد است. این ماده تبیین کننده ماهیت قرارداد بوده و طرفین قرارداد می کوشند که هدف اصلی خود از امضای قرارداد را در این ماده بگنجانند. گرچه شاید برخی بپندارند که همان عنوان انتخابی قرارداد می تواند در موضوع قرارداد درج گردد ولی لزوماً عنوان انتخابی قرارداد الزامی برای طرفین ایجاد نمی نماید. چراکه عنوان قرارداد ظرفیت درج همه محورهای اصلی قرارداد را نداشته و در بسیاری موارد، قراردادنویسان تنها به درج ماهیت کلی قرارداد بسنده می کنند. مثلاً در یک قرارداد EPC می توان در عنوان قرارداد نوشت: قرارداد ارائه خدمات. بر این مبنا، برای نگارش موضوع قرارداد باید تمهیدات ویژه ای اندیشید و معیارهای متفاوتی را در نظر گرفت که در این بخش به اصل تطبیق موضوع قرارداد با محدوده فعالیت مندرج در اساسنامه شرکت و اصل اجازه فعالیت می پردازیم.

اولین گام در نگارش ماده موضوع قرارداد، بررسی این است که آیا موضوع فعالیت شرکت که قابل دریافت از اساسنامه یا آگهی تاسیس شرکت است، با موضوع قراردادی که می خواهید نگارش کنید همخوانی دارد یا خیر؟

این بررسی دوگانه خواهد بود. بدین معنا که موضوع قرارداد باید همخوانی با موضوع فعالیت دوطرف قرارداد داشته باشد. بر این اساس، نه تنها موضوع فعالیت شرکت طرف اول مورد بررسی قرار می گیرد بلکه باید موضوع فعالیت طرف مقابل هم مورد بازبینی قرار گیرد. البته تطبیق موضوع قرارداد با موضوع فعالیت، صرفاً از منظر تطبیق رسته پیمانکاری یا رشته صنعتی صورت می گیرد. به عبارت دیگر، لازم نیست که عنوان موضوع قرارداد عیناً در متن موضوع فعالیت شرکت آمده باشد. مثلاً اگر موضوع قرارداد، حفاری چاههای نفت و گاز باشد، نمی توان قرارداد حفاری زمین برای رسیدن به آب را با شرکت پیمانکاری حفاری نفت و گاز نوشت ولی اگر عنوان موضوع قرارداد، زیر مجموعه رشته پیمانکاری مرتبط با حوزه نفت و گاز مانند خدمات سیمانکاری باشد، نمی توان به جهت اینکه کلمه سیمانکاری در موضوع فعالیت شرکت (مندرج در اساسنامه) نیامده است، تعبیر نمود که موضوع قرارداد سیمانکاری با موضوع فعالیت شرکت همخوانی ندارد؛ چراکه خدمات سیمانکاری در رسته و رشته پیمانکاری نفت و گاز قرار می گیرد. 
همخوانی موضوع قرارداد با محدوده فعالیت مندرج در اساسنامه برای نگارش موضوع قرارداد به تنهایی کافی نیست.

معمولاً در انتهای ماده مربوط به موضوع فعالیت شرکتها عبارتی زیر درج می گردد: «ثبت موضوع فعالیت مذکور به منزله اخذ و صدور پروانه فعالیت نمی باشد.» این عبارت بدین معناست که درج فعالیتی در موضوع اساسنامه، کفایت امضای قراردادی که موضوع آن همخوانی با مندرجات اساسنامه را دارد نمی کند. طرف قرارداد بایستی برای اجرای آن موضوع، اجازه آن فعالیت را از ارگان یا نهاد ناظر مربوطه اخذ نموده باشد. اینکه چه ارگانهایی در رسته های مختلف باید چنین اجازه ای را صادر کنند، در سایت اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری درج شده و اکثر صاحبان حرف می توانند اجازه دهنده را در این سایت بیابند. بنابراین، بعد از تطبیق موضوع قرارداد با موضوع فعالیت مندرج در اساسنامه، باید از طرف قرارداد اجازه نامه فعالیت وی را خواست. این اجازه نامه تحت عناوین مختلفی مانند گواهی فعالیت، گواهی صلاحیت پیمانکاری، پروانه فعالیت، مجوز فعالیت یا پروانه ارائه خدمت صادر می شود. فقط باید توجه داشت که معمولاً این گواهیها به صورت موقت و محدود به زمان و شرایط صادر می گردد که در اینصورت، قراردادنویسان باید به معتبر بودن گواهی، علاوه بر مطالبه اصل گواهی، توجه نمایند.

البته اگر انتخاب طرف قرارداد در یک شخص حقوقی از طریق مناقصه انجام پذیرد و تشریفات مناقصه به درستی انجام پذیرد، کلیه بررسیهای مربوط به تطبیق موضوع قرارداد با موضوع اساسنامه و نیز در اختیار داشتن گواهی فعالیت معتبر در ضمن فرایند مناقصه صورت می گیرد و تاحدی به قراردادنویسان اطمینان لازم را در این دو مورد می دهد. کلیه شرکت کنندگان در مناقصه موظفند علاوه بر ارائه اسناد فنی مربوط به موضوع مناقصه، اسناد صلاحیتی خود را نیز به دستگاه مناقصه گذار تسلیم نمایند. این اسناد معمولاً در پاکت ب قرار داده شده و در کنار پاکتهای الف و ج به دستگاه مناقصه گذار ایفاد می گردد. مناقصه گذار نیز بعد از گشایش پاکت الف، پاکت ب را مفتوح نموده و در این مرحله که به «ارزیابی فنی بازرگانی» مشهور است، کلیه بررسیهای فوق الذکر را در کنار ارزیابی فنی انجام می دهد. در برخی شرکتها، به دلیل اهمیت موضوع، کمیته ای تحت عنوان کمیته فنی بازرگانی به عنوان بازوی اجرایی کمیسیون معاملات یا کمیسیون مناقصات به ایفای این نقش پرداخته و تمام بررسیهای صلاحیتی را انجام می دهد.

بر این مبنا، اگر مناقصه گر، صلاحیت لازم را بنا بر اسباب فوق الذکر در ضمن مناقصه که به شهرت دارد کسب ننمود، پیشنهاد قیمت وی که در پاکت ج گنجانده شده است باز نخواهد شد و از لیست مناقصه گران حذف می گردد. علاوه بر روند فوق الذکر در احراز صلاحیت طرف قرارداد، برخی شرکتها جهت تهیه لیست فروشندگان یا ارائه دهندگان خدمت (Vendor List)، اقدام به ارزیابی صلاحیتی تحت عنوان «پیش ارزیابی» می نمایند. در این روند نیز، امور صلاحیتی شرکتها مورد ارزیابی قرار گرفته و شرکتهایی که دارای صلاحیت لازم نباشند، در مناقصات پیش روی دستگاه مناقصه گذار شرکت داده نمی شوند. تنها نکته در روند اخیر اینست که معلوم نیست که طرف قراردادی که در مرحله پیش ارزیابی، حایز صلاحیت لازم شده است در مناقصه پیش روی دستگاه مناقصه گذار، کماکان، دارای گواهی صلاحیت معتبر باشد. لذا اگرچه روند پیش ارزیابی می تواند این اطمینان را به قراردادنویس بدهد که شرکت طرف قرارداد برای امضای قرارداد صاحب صلاحیت است، ولی قراردادنویس را از بررسی گواهی معتبر و به روز مبرا نمی سازد. جهت دیدن روند مناقصات دومرحله ای یا پیش ارزیابی می توانید به قانون مناقصات دولتی و بخشنامه و آیین نامه های مرتبط مراجعه نمایید.