برای اینکه بدانیم یک شخص حقیقی متعهد به انجام کاری بموجب قرارداد شده است یا خیر، درج امضا یا اثر نگشت وی در ذیل قرارداد را احراز می کنیم. بر این مبنا، مطمئن هستیم که آن شخص حقیقی متعهد به ایفای تعهدات قراردادی شده است. این موضوع در اشخاص حقوقی کمی پیچیده تر است. زمانی یک شخص حقوقی متعهد به ایفای تعهد بموجب قرارداد است که سند قرارداد به امضای «صاحبان امضای مجاز» برسد. در جهت اینکه اشخاص ثالث بدانند که امضای مجاز در شخص حقوقی چه کسانی هستند، هر شخص حقوقی موظف است صاحبان امضای مجاز خود را از طریق روزنامه رسمی منتشر نماید. طریق قانونی این امر هم اینست که هیات مدیره در اولین جلسه قانونی خود، اقدام به تعیین سمت اعضای هیات مدیره اعم از مدیر عامل، رییس هیات مدیره و نایب رییس هیات مدیره نموده و در ادامه، صاحبان امضای مجاز شرکت را برای امضای اسناد تعهدآور از قبیل قرارداد و نیز اسناد عادی مشخص می نماید؛ چه صاحبان امضای مجاز از بین اعضای هیات مدیره باشند و چه نباشند.
نوع نگارش هم معمولا بدین صورت است که:
«کلیه اسناد و اوراق تعهد آور بانکی با امضاء مدیرعامل همراه با مهر شرکت معتبر می باشد.»
البته ممکن است اشخاص دیگری مانند رییس هیات مدیره یا نایب رییس هیات مدیره هم به همراه مدیر عامل یا به تنهایی صاحب امضای مجاز باشند. بنابراین برای اطمینان از اینکه یک شرکت، متعهد به ایفای تعهدات قراردادی شده است یا خیر، باید به آخرین روزنامه رسمی آن شرکت که به صاحبان امضای مجاز اشاره کرده است مراجعه نمود و امضای صاحبان امضای مجاز و مهر شرکت را در ذیل صفحات قراردادی احراز نمود.
اما چالشهایی در زمینه صاحبان امضای مجاز وجود دارد:
اول اینکه اگر صاحبان امضای مجاز بیش از یکنفر باشند، امضای یک نفر از آنان در ذیل قرارداد، چه اثری را بر قرارداد مترتب می نماید؟ آیا قرارداد موصوف، منعقد شده است یا خیر؟ آیا می توان گفت قرارداد غیر نافذ است؟ آیا این نقص در امضاء قابل استناد در برابر اشخاص ثالث است؟ به عبارت دیگر، آیا شخص حقوقی می تواند خود را متعهد به ایفای تعهدات قراردادی به دلیل نقص امضاء نداند؟
دوم اینکه آیا کسی که در زمره صاحب امضای مجاز است می تواند امضای خود را به شخص دیگری تفویض نماید؟ مثلا فرض کنید که یک شرکت دارای چند پروژه در مکان های مختلف در ایران باشد. آیا صاحبان امضای مجاز باید کلیه قراردادهای مرتبط با پروژه ها را امضا کنند و کلیه قراردادها جهت امضا به محل استقرار صاحبان امضای مجاز ارسال شود یا اینکه جهت صرفه جویی در وقت و هزینه، صاحبان امضای مجاز می توانند حق امضای خود را به شخص دیگری مانند مدیر پروژه تفویض نمایند؟
سوم اینکه در اشخاص حقوقی که هیات مدیره وجود نداشته و الزامی به افشای صاحبان امضای مجاز خود در روزنامه رسمی ندارند، صاحب امضای مجاز چه کسانی هستند و چگونه می توان اسامی آنان را احراز نمود؟
چهارم اینکه آیا صاحبان امضای مجاز به صورت نامحدود (از منظر زمانی) می توانند قراردادها را امضا کنند یا زمان محدودی برای این موضوع وجود دارد؟ به عبارت دیگر، اعتبار سمت صاحبان امضای مجاز برای امضای قراردادها تا چه زمانی است؟
پنجم اینکه آیا شرکت دیگری می تواند بجای شرکت طرف قرارداد، به نیابت یا وکالت، قراردادی را امضا نماید؟ مثلا فرض کنید شرکتی در خارج از کشور می خواهد متعهد به فروش کالا به خریدار ایرانی گردد ولی امکان حضور وی در ایران یا امضای قرارداد به صورت مستقیم (مثلا به علت محرمانه نگهداشتن معامله) برای وی وجود ندارد. آیا شرکت خارجی می تواند یک شرکت ایرانی را به نیابت از خود مامور نماید که به جای وی قرارداد فروش را امضا نماید؟
